Assemblées générales d’associés 2020 : quelles options durant la crise du COVID-19 ?
Les sociétés peuvent choisir entre tenir leur assemblée d’approbation des comptes hors la présence physique de leurs associés ou différer cette tenue au-delà des six mois qui suivent la clôture de l’exercice.
Deux ordonnances ont été prises sur habilitation de la loi d’urgence sanitaire adoptée il y a peu pour freiner l’épidémie de Covid-19 :
- une ordonnance adaptant, par des mesures d’exception, les règles de réunion et de délibération des assemblées générales des groupements de droit privé (sociétés, groupements d’intérêt économique, etc.)
- une ordonnance allongeant notamment le délai laissé à ces groupements pour approuver leurs comptes annuels.
L’ordonnance sur la tenue des assemblées autorise par ailleurs les organes collégiaux des sociétés (conseil d’administration, de surveillance, directoire) à délibérer par conférence téléphonique, visioconférence ou consultation écrite. Cette mesure a un caractère rétroactif : elle s’applique aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux tenues depuis le 12 mars 2020 et reste en vigueur jusqu’au 31 juillet 2020.
Les deux ordonnances offrent pour l’essentiel une option aux sociétés commerciales, qui sont soumises en temps normal à l’obligation de faire approuver leurs comptes annuels dans les six mois de la clôture de l’exercice (sauf les SAS). Elles permettent de :
- recourir, à titre exceptionnel, à des modes alternatifs de tenue de l’assemblée d’approbation des comptes (conférence téléphonique, visioconférence, consultation écrite)
- reporter la tenue de l’assemblée au-delà des six mois qui suivent la clôture de l’exercice.
Les SAS sont également concernées : si elles ne sont pas tenues d’approuver leurs comptes dans les six mois de la clôture de l’exercice, elles doivent mettre en paiement les dividendes dans un délai de neuf mois suivant la clôture.
Tenir l’assemblée sans réunir les associés
L’organe compétent pour convoquer l’assemblée peut décider que celle-ci se tiendra hors la présence physique des participants (membres de l’assemblée et autres personnes ayant le droit d’y assister : par exemple, commissaires aux comptes) ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Dans ce cas, les membres de l’assemblée pourront participer ou voter selon les modalités fixées par l’auteur de la convocation (par exemple : envoi d’un pouvoir, vote à distance ou, si l’auteur de la convocation le décide, visioconférence ou recours à des moyens de télécommunication).
Les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister doivent être avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble de leurs droits.
Le recours à une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant l’identification des participants à l’assemblée est possible, y compris pour faire approuver les comptes annuels et même en l’absence de clause statutaire l’autorisant ou en présence d’une clause statutaire prévoyant la tenue d’une assemblée.
Les moyens techniques mis en œuvre doivent alors transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations comme c’est le cas pour les assemblées auxquelles, en vertu des statuts, il est déjà possible de participer par visioconférence ou par des moyens de télétransmission permettant l’identification des participants
Dans les sociétés autorisées par la loi à prendre les décisions d’assemblée par voie de consultation écrite (cas, notamment, des SARL et des sociétés en nom collectif mais pas des sociétés anonymes), l’auteur de la convocation peut décider de recourir à cette faculté, même pour faire approuver les comptes, sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer.
En cas de recours à l’un des modes alternatifs de tenue de l’assemblée ci-dessus alors que tout ou partie des formalités de convocation de l’assemblée ont déjà été accomplies, les membres de l’assemblée doivent être avertis de cette décision par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée.
Par dérogation à ce qui précède, les sociétés dont les titres financiers (actions ou autres titres) sont admis aux négociations sur un marché réglementé ou un système multilatéral de négociation doivent procéder à cette information « dès que possible » par voie de communiqué dont la diffusion effective et intégrale est assurée par la société, sans préjudice des formalités qui restent à accomplir à la date de la décision prise.
Faire approuver les comptes au-delà des six mois après la clôture de l’exercice
L’allongement du délai donné aux groupements de droit privé pour approuver leurs comptes annuels ou pour convoquer l’assemblée vise essentiellement à permettre aux entreprises dont les travaux d’établissement ou d’audit des comptes étaient en cours lors de la mise en place des mesures de restriction.
L’ordonnance réserve cette mesure de faveur aux groupements clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et le 23 juin 2020. En sont néanmoins exclus les groupements dont le commissaire aux comptes a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.
Aux termes de l’ordonnance, le délai imposé par les textes pour tenir l’assemblée d’approbation des comptes (dans les six mois de la clôture de l’exercice) est prorogé de trois mois, et une société commerciale dont l’exercice coïncide avec l’année civile a ainsi jusqu’au 30 septembre 2020 (au lieu du 30 juin) pour faire approuver ses comptes annuels 2019 par l’assemblée.
Ce report de l’assemblée laisse plus de temps à la société pour établir les documents qui seront soumis aux participants, comme les comptes annuels et, pour les sociétés tenues de l’établir, le rapport de gestion.
Faire délibérer les membres des organes collégiaux à distance
Comme les assemblées générales, les séances des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction peuvent se tenir, y compris pour arrêter les comptes annuels, au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant l’identification de leurs membres et garantissant leur participation effective sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer.
Comme pour les assemblées, les moyens techniques mis en œuvre doivent alors transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
Les décisions, notamment d’arrêté des comptes, prises par les organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction peuvent aussi être prises par voie de consultation écrite de leurs membres dans des conditions assurant la collégialité de la délibération.
Quid si la société maintient la tenue physique de l’assemblée ?
Les mesures d’exception présentées ci-dessus sont facultatives et non obligatoires. Pour autant, toute réunion mettant en présence de manière simultanée plus de 100 personnes en milieu clos ou ouvert est interdite sur le territoire de la République jusqu’au 15 avril 2020 minimum.
Une société convoquant plus de 100 personnes à une assemblée appelée à se tenir physiquement serait en infraction avec cette interdiction si elle maintenait cette convocation jusqu’à cette date, laquelle devrait, selon toute vraisemblance, être prorogée. Si une société maintenait sa décision de convoquer jusqu’à 100 personnes à une assemblée « physique », ceux qui s’y rendraient violeraient l’interdiction de circulation. En effet, la convocation à une assemblée générale ne figure pas parmi les exceptions admises par ce texte pour se déplacer hors de son domicile. On rappelle que figurent, notamment, au nombre de ces exceptions, les trajets entre le domicile et le ou les lieux d’exercice de l’activité professionnelle, les déplacements professionnels insusceptibles d’être différés et les déplacements résultant d’une convocation émanant d’une juridiction administrative ou de l’autorité judiciaire.
Les dirigeants sociaux engageraient donc leur responsabilité s’ils maintenaient la décision de réunir l’assemblée. Il n’en irait autrement que si l’assemblée se tenait en un lieu où l’ensemble des participants se trouvent déjà (cas de l’assemblée d’une société de famille réunissant au domicile familial les membres de la famille associés qui s’y trouvent, sous réserve que d’autres participants, tel un commissaire aux comptes, ne soient pas appelés à participer).
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