Facturation électronique et notes de restaurant : la DGFIP précise les règles applicables
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, la DGFiP a publié une fiche pratique consacrée au traitement spécifique des notes de restaurant des collaborateurs. Ce sujet, particulièrement concret pour les entreprises, méritait des précisions tant les situations rencontrées au quotidien peuvent varier.
Rappel des échéances
Pour mémoire, la réforme de la facturation électronique entre en vigueur selon le calendrier suivant :
- 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI)
- 1er septembre 2027 pour les autres entreprises
Le seuil de tolérance de 150 euros HT est maintenu
La DGFiP confirme que les tolérances existantes restent applicables : le ticket de caisse est accepté comme justificatif jusqu’à 150 euros HT, y compris lorsque le client est un assujetti (BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20).
Au-delà de 150 euros HT, une facture complète est obligatoire pour justifier la déduction de la TVA.
Trois situations distinctes selon le moment de la demande
La fiche de la DGFiP distingue trois cas de figure, selon le moment où le collaborateur indique agir pour le compte de son entreprise.
Cas 1 : le collaborateur ne signale pas d’usage professionnel
Le restaurateur traite l’opération comme s’il s’agissait d’un particulier. Un simple ticket de caisse est remis, qui servira de justificatif pour la note de frais. L’opération relève alors de l’e-reporting (transaction et paiement), et non de la facturation électronique.
Point de vigilance : au-delà de 150 euros HT, ce ticket ne suffit pas à justifier la déduction de la TVA. Seule une mesure de bienveillance de la doctrine administrative tolère cette déduction jusqu’à ce seuil.
Cas 2 : le collaborateur demande immédiatement une facture au nom de l’entreprise
La transaction est alors requalifiée en opération entre deux assujettis. Le restaurateur doit émettre une facture électronique, le collaborateur devant communiquer le SIREN ou le SIRET de son entreprise.
Pour des raisons de RGPD, le nom et le prénom du collaborateur ne sont pas transmis au restaurateur. Un code ID interne à l’entreprise permet de rattacher la dépense au collaborateur concerné a posteriori.
Cas 3 : la facture au nom de l’entreprise est demandée après coup
Dans ce cas, le restaurateur avait initialement traité le paiement comme relevant d’un particulier (e-reporting déjà réalisé). Il peut ensuite émettre une facture électronique via sa plateforme agréée, mais celle-ci doit obligatoirement porter la mention « TVA déjà collectée », afin d’éviter une double comptabilisation de la base HT et de la TVA du côté de l’administration.
Ce qu’il faut retenir
La réforme ne modifie pas les seuils de tolérance existants, mais elle formalise le traitement de trois scénarios distincts pour les frais de restauration : ticket accompagné d’e-reporting, facture immédiate, ou facture rectificative a posteriori.
Le point de vigilance principal demeure le seuil de 150 euros HT, notamment lorsque le collaborateur n’a pas anticipé, au moment du paiement, le besoin d’une facture établie au nom de l’entreprise.
À retenir : N’hésitez pas à sensibiliser vos collaborateurs sur l’importance d’indiquer, dès le règlement de la note, s’ils agissent pour le compte de l’entreprise, afin de simplifier le traitement comptable et fiscal de ces dépenses.
Pour plus d’infos, n’hésitez pas à faire appel à notre équipe !
