Qui fixe la période des congés et les dates des départs ? Quels en sont les critères ? Peut-on modifier les dates des congés une fois fixées ? Que se passe-t-il si le salarié ne respecte pas les dates fixées ?
La période des congés, ainsi que l’ordre éventuel des départs peuvent être fixés de plusieurs façons :
- par un accord collectif d’entreprise ou d’établissement ;
- à défaut, par une convention ou un accord de branche ;
- à défaut d’accord ou de précisions de l’accord sur ces points, c’est à l’employeur de les fixer : dans ce dernier cas il doit prendre l’avis du comité social et économique, du comité d’entreprise, ou des délégués du personnel.
Le salarié ne peut donc pas, en théorie, décider lui-même de ses dates de départ en congés. Par ailleurs, quel que soit son mode de définition, la période des congés comprend obligatoirement la période du 1er mai au 31 octobre. La période de prise des congés doit être indiquée aux salariés au moins 2 mois avant son ouverture (donc au plus tard le 1er mars, si elle commence le 1er mai). Chaque salarié doit ensuite être informé individuellement de ses dates de vacances au moins un mois à l’avance.
L’employeur doit permettre au salarié d’exercer son droit à congé et mettre tous les moyens en oeuvre nécessaires à cette fin. Si ce n’est pas le cas, il peut être condamné, et devra réparer le préjudice subi par le salarié qui n’a pas pu prendre ses congés.
Quels critères pour l’ordre des départs ?
Les critères sont normalement fixés par l’accord collectif, mais à défaut, l’ordre des départs en congés est déterminé par l’employeur en tenant compte de :
- la situation de famille des salariés, notamment des possibilités de congé du conjoint ;
- la présence éventuelle au sein du foyer d’une personne handicapée ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ;
- leur ancienneté ;
- leurs activités chez un ou plusieurs autres employeurs .
Cependant, aucun de ces critères n’est prioritaire sur les autres. D’autres critères peuvent aussi rentrer en ligne de compte : les dates des vacances scolaires pour les salariés ayant des enfants scolarisés, les dates de droits de garde pour les salariés divorcés, les charges de famille,…
Les salariés conjoints ou liés par un PACS qui travaillent dans la même entreprise peuvent partir en congé aux mêmes dates : ce congé simultané est de droit. L’employeur ne peut pas justifier des nécessités internes à l’entreprise pour refuser de l’accorder. En revanche, si un salarié fait valoir les dates de son conjoint au sein d’une autre entreprise, l’employeur peut s’efforcer de s’y adapter, mais aussi au besoin refuser d’en calquer les dates si cela est nécessaire à l’entreprise.
Un employeur peut-il modifier les dates de congés d’un salarié ?
Un employeur peut modifier les dates de congés de l’un ou de plusieurs de ses salariés, soit dans le délai fixé par l’accord collectif, soit à défaut un mois avant la date de départ prévue (à la date de réception du courrier par le salarié et non à sa date d’envoi). Des circonstances exceptionnelles autorisent par ailleurs l’employeur à changer les dates de vacances moins d’un mois avant la date prévue, mais la modification ne doit pas intervenir trop tardivement (par exemple, la veille ou le jour du départ prévu) : lorsqu’un évènement important et imprévisible peut réellement affecter l’entreprise, comme des difficultés économiques importantes, une mise en redressement judiciaire, ou une commande importante de nature à sauver la situation financière. Si l’employeur justifie de ces circonstances exceptionnelles, le refus du salarié constitue une faute qui peut son licenciement. En revanche, le motif n’est pas légitime ou si la modification intervient trop tard, le départ du salarié aux dates prévues n’est pas une faute.
L’employeur et le salarié peuvent d’ailleurs se mettre d’accord, à tout moment, sur un changement des dates de vacances.
Que se passe-t-il si un salarié ne respecte pas les dates de congés ?
Le salarié doit respecter les dates de congés fixées. Dans le cas contraire cela constitue une insubordination qui peut être sanctionnée. Le départ prématuré ou le retour tardif peut constituer une cause réelle de licenciement, sans que le manquement du salarié ait perturbé le fonctionnement de l’entreprise.
Les cas concrets ont, par le passé, constitué une faute grave :
- le départ en avance d’un salarié ayant rectifié lui-même la note de service fixant ses dates de congés ;
- le départ prématuré malgré une lettre recommandée de l’entreprise le lui défendant ;
- le prolongement des congés d’une semaine sans autorisation ;
- un salarié ayant prémédité de ne pas revenir, sans justifier d’aucun motif valable. Attention : dans ce dernier cas, cela ne constitue en aucun cas un démission, cependant cela peut justifier un licenciement.
Cependant si les dates et l’ordre des congés n’ont pas été indiqué dans les délais, cela peut atténuer voire annuler la faute. Le retour tardif d’un salarié n’est d’ailleurs pas forcément fautif, s’il est par exemple lié à des événements extérieurs indépendants de son fait (grève ou retard de train ou d’avion, accident, maladie…). Le salarié doit prévenir l’employeur de son retard dès que possible et pouvoir en justifier.
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