La prise en charge par l’entreprise des soirées réservées aux salariés peuvent constituer des frais d’entreprise non soumis à cotisations
Le remboursement par l’employeur des frais engagés lors de soirées réservées aux salariés d’un même service, notamment pour renforcer la cohésion des équipes et favoriser une réflexion sur leurs méthodes, constitue des frais d’entreprise exclus de l’assiette des cotisations. L’entreprise peut en effet être amenée à mettre à la disposition du salarié des biens ou services, ou à lui rembourser des dépenses engagées. Il ne s’agit pas pour autant d’un élément de rémunération, ni mêmed’une indemnisation de frais professionnels ou d’un avantage en nature.
Ces sommes représentent des frais d’entreprise, et sont exonérées de cotisations car elles ne constituent donc pas une rémunération : sont inclus ici les avantages proposés aux salariés dans le cadre de leur participation à des soirées et événements commerciaux de l’entreprise (réceptions, cocktails, …) alors que son poste ne le prévoit pas (il s’agirait sinon d’un remboursement de frais professionnels). Enfin, ces dépenses doivent avoir un caractère exceptionnel.
La prise en charge de repas ou de soirées de loisirs organisés chaque trimestre, par exemple, ont un caractère exceptionnel, et sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise. De plus, ils sortent du cadre des fonctions et postes des salariés, et nécessitent une mise en œuvre technique : direction, organisation ou gestion de l’entreprise et développement de sa politique commerciale. L’ensemble de ces critères rendent une soirée bowling trimestrielle conforme aux exigences de circulaire du 7 janvier 2003 relative aux frais d’entreprise.
Ces repas, dont les conjoints sont exclus, sont clairement un moment d’échanges pour renforcer la cohésion des collaborateurs et repenser les méthodes de travail, même si aucun axe de travail n’est défini avant la soirée et si aucun compte-rendu n’est attendu à l’issue.
Pour plus d’infos sur la mise en oeuvre de l’une ou de plusieurs de ces mesures au sein de votre entreprise, n’hésitez pas à faire appel à notre équipe !